Keskkonna seadistamine – 9 esimest sammu

Ilmselt oled oma Scoro keskkonnas juba veidi ringi uudistanud (kui sul aga Scoro keskkonda veel ei ole, siis kliki siia, et luua oma proovikeskkond). Nüüd on aeg oma keskkond üles sättida ja tiim Scorot kasutama kutsuda.

 

Millest alustada? 

1. Määra maksemeetod. Selleks mine Seaded > Administreerimine > Pakett, lisad ja arveldamine ja kliki vali makseviis. Siin saad soovi korral muuta ka valitud paketti ja aktiveerida lisavõimalusi (uued võimalused tuleb aktiveerida ka kasutajarollidele, seda saad teha minnes Seaded > Administreerimine > Rollid ja õigused). Selleks, et muudatusi teha, peavad sul olema administraatoriõigused.

2. Lisa oma ettevõtte info. Lisaks muuda oma keskkond isikupäraseks ja lisa oma logo nii keskkonnale kui ka PDF-dokumentidele (neid saad omakorda kohandada vastavalt oma soovidele), mida oma klientidele saadad.

 

3. Seaded. Seadeid on Scoros palju ja tänu sellele saad kohandada iga viimse kui detaili oma äranägemise järgi. Toome välja mõned olulised asjad, mille seadistamine tuleks esmajoones ära teha, et kogu aruandluse jaoks vajalik teave algusest peale olemas oleks. 

• Tegevuste liigid. Saa täielik ülevaade sellest, millistele töödele sinu tiimi aeg kulub. Nii saad teha korrektuure, kus tarvis, oma tiimi tegevusi veelgi paremini tähtsuse järjekorda seada ja iga tiimiliikme aega parimal viisil kasutada. Lisaks saab tegevuse liikide järgi filtreerida nii kalendrisündmusi kui ka ülesandeid. 
• Staatused. Staatuseid kasututakse Scoros mitmete võimaluste juures ja neid saab seadistada vastavalt oma vajadustele (me ütleme seda päris tihti, järelikult on see tõsi!). Staatustele saab määrata sobiva värvi ja nimetuse. Staatusteid kasutatakse näiteks kalendrisündmuste (Hõivatud, Eemal jne), ülesannete (Planeeritud, Tegemisel, Lõpetatud jne), projektide juures ja mujal.
• Tunnused ja kategooriad. Nende abil leiad pikast nimekirjast hõlpsasti üles ainult sobivatele tunnustele ja kategooriatele vastavad tulemused.

 

4. Isikupärased e-kirjad. Kõigepealt seadista oma isiklik väljaminev SMTP server. Nii väheneb tõenäosus, et sinu kirjad satuvad saaja postkastis rämpskirjade hulka. Seadistused saad teha iga kasutaja eest (minnes Seaded > Administreerimine > E-posti seadistused), ent kasutajad saavad ka ise oma e-kirjade seadistusi muuta. Seejärel loo signatuur (või kopeeri juba olemasoleva signatuuri HTML) ja sisu erinevate e-kirjade vormide tarvis. Nii säästad aega ega pea iga kord pakkumist või arvet kliendile saates kirja sisu uuesti kirjutama (aga loomulikult võid seda teha, kui soovid).

(Järgmise kolme sammu järjekorra võid vabalt valida.)

5. Väga oluline on luua oma keskkonna kasutajatele kasutaja rollid. Näiteks rollid nagu Juhtkond, Müügitiim, Turundus, Raamatupidamine jne. Tänu sellele saad määrata igale rollile sobivad õigused ja aktiveerida just neile vajalikud Scoro võimalused.  

6. Otsusta, milliseid Scoro võimalusi igal tiimil tarvis läheb. Mõtle läbi, milliseid Scoro võimalusi kasutada soovid ja mis tuleks ära peita (ära muretse, kõik võimalused saad iga kell uuesti aktiveerida) – nii on sinu keskkond nö puhtam. Võimalusi saad juurde lisada sammhaaval, kui võimaluse järele vajadus tekib. Mine Seaded > Rollid ja õigused ning kliki iga rolli real tekstile Moodulid ja tegevused. Märgi linnukesega moodulid ja tegevused, mis on kasutajarollile lubatud.

7. Kutsu kasutajad Scorosse. Selleks mine Seaded > Administreerimine > Kasutajad ja grupid ja saada kasutajatele kutsed. Lihtsalt kliki Lisa kasutaja, täida kasutaja andmed ja vali kasutajale roll. Nagu eelnevalt mainitud, sõltub rollist see, mida kasutaja keskonnas näeb ja teha saab. Enne salvestamist märgi linnuke kasti Saada konto andmed kasutaja meilile. 

Lisaks saad luua kasutajagrupid. See tuleb kasuks näiteks puhul, kui lood kalendrisündmuse, millel osaleb terve grupp inimesi (selle asemel, et lisada inimesed sündmusele ühekaupa, saad korraga valida terve grupi). Tänu kasutajagruppidele on ka aruandlus detailsem. 

Pane tähele! Vajadusel saad alati kasutajakohti oma keskonnale juurde lisada. Selleks mine Seaded > Administreerimine > Pakett, lisad ja arveldamine ning kliki plussmärgile. Loe lisaks. 

8. Salvesta vaikimisi vaated ja järjehoidjad. Pea kõiki Scoro vaateid saab filtreerida vastavalt oma soovile ja filtreeritud vaated omakorda salvestada vaikimisi vaatena või järjehoidjana. Vaikimisi vaate puhul salvestatakse sinu valitud filtrid ja leht avaneb iga kord nendele eelistustele vastavalt. Järjehoidjad võimaldavad aga salvestada ühe vaate kohta mitu erinevat varianti (näiteks erinevat moodi filtreeritud ülesannete nimekiri). Lisaks saad järjehoidjale määrata Jälgija, mis annab kohe teada, kui vastavas nimekirjas toimub mingi muudatus.

  

9. Rolli või tiimipõhised avalehed. Loomulikult võid luua ühe vaikimisi avalehe kogu oma meeskonnale ja hiljem võib iga kasutaja luua omale täpselt sellise avalehe nagu soovib. Kuna avalehe loomine on aga niivõrd lihtne, miks mitte luua mitu avalehte ja neid oma tiimiga jagada? Lisaks võiksid lugeda meie blogipostitust sellest, kuidas luua ideaalne avaleht oma äri haldamiseks (inglise keeles).

 

Hetkel kõik! Scoros on veel palju asju, mida saad vastavalt oma soovidele kohandada, kuid need kümme asja on tõesti olulised ja aitavad sul kohe algusest peale oma ära juhtimiseks vajalikke andmeid koguma asuda. 

    

Pane tähele! Iga kasutaja saab oma profiili ja keskkonda veel omakorda seadistada nii nagu paremaks peab. Kasutaja seadistused asuvad Seaded > Minu seaded.